El pasado mes de septiembre tuvimos la oportunidad de brindar un webinar a 350 empleados de una institución financiera líder en México y el mundo con el tema “Dar y pedir feedback”.

¿Qué es el feedback, o retroalimentación?

El feedback o retroalimentación es una poderosa herramienta para el desarrollo, pero no es una actividad popular. Es natural que el cerebro vea como una amenaza cuando alguien nos habla de cómo nos ve o qué piensa de nosotros.

Como ya nos hemos hecho una imagen de nosotros mismos, el solo hecho de que alguien piense algo diferente provoca que nos resistamos y, como no nos gusta el dolor, tendemos a defendernos; pero parte de la madurez para dirigir equipos y escalar los negocios es aprender que hay cosas esenciales que debemos hacer en el manejo de la gente, y, dar y pedir feedback es una de ellas.

Saber dar feedback es una de las habilidades de liderazgo que debemos desarrollar. Y también como empleado debes aprender a dar feedback a tu jefe.

Un buen feedback no solo ajusta y corrige errores, sino que también ayuda a motivar a alguien a buscar más y lograr mejores resultados en su trabajo.

Las reglas de oro para dar buen feedback a tu jefe

Durante esta sesión destacamos que el objetivo del feedback es ayudar a la persona a reforzar los comportamientos que contribuyen al logro del desempeño y cambiar o eliminar aquellos comportamientos que demeritan o menoscaban el logro del desempeño, también repasamos un checklist de cómo prepararte para el feedback de cierre de año con tus reportes directos, aprovechamos para dar consejos sobre qué hacer si tu jefe no te da feedback y respondimos muchas preguntas durante y después de la sesión.

A continuación te dejamos una guía de 5 claves para tener un feedback que funcione en tu empresa y en tu equipo:

1ra regla de oro: hablar de los comportamientos de la persona y no de las características de la persona

Un buen feedback es una herramienta de desarrollo y no un ataque hacia ti o a hacia tu persona. Por esto debemos enfocarnos en lo que las personas pueden mejorar y no en lo que están haciendo, ya que, al hablar de comportamientos, minimizas la resistencia y la persona no se siente amenazada.

Si respetamos esta regla, el feedback pasará de ser una experiencia retadora e intimidante a un proceso positivo y reconciliador que servirá como instrumento de crecimiento.

Al ser un proceso retador tanto para el que lo recibe como para el que lo da, lo mejor es entrenarse. Sí, así como lo lees. Debemos recibir feedback, ajustar nuestros comportamientos, mejorar resultados, recibir feedback, ajustar comportamientos, mejorar y volver a realizarlo, una y otra vez.

2ª regla de oro: presentar la retroalimentación y cuidar la persona

La segunda regla de oro del feedback es que para que sea efectivo hay que presentar el desafío, es decir, dar la retroalimentación, cuidando a la persona. Esto significa que utilices una forma de comunicación efectiva, no agresiva.

Si se ataca a la persona esta no responderá con apertura hacia al feedback, por esto, debemos considerar siempre presentar el reto y cuidar a la persona.

Hay jefes que nunca dan feedback, lo cual es muy dañino para los equipos ya que pueden presentarse comportamientos como: poco nivel de responsabilidad, bullying y otras actitudes tóxicas. Hay otros jefes que dan feedback agresivo, gritan y juzgan a la persona, por supuesto logran lo contrario de lo que están buscando porque la persona se bloquea, se frustra y se cierra el interés y la motivación de intentarlo de nuevo.

Entonces, la clave es dar el feedback y cuidar a la persona, es decir, hablar de los comportamientos. Habla de lo que puede hacer mejor, por ejemplo. si le dices a alguien que es lento y que nunca entrega las cosas a tiempo, no va a funcionar, puedes probar decir: “el proyecto no fue entregado a tiempo, cuéntame qué es lo que ha sucedido, como sabes esto ha afectado la credibilidad del área, por favor dime qué podemos hacer juntos para evitar que pase de nuevo y tú te consolides como manager del área”.  

3ª regla de oro: crear una cultura de confianza y apertura

La tercera regla de oro del feedback es preparar el terreno, que consiste en trabajar para crear una cultura que lo fomente, lo que al mismo tiempo hará un ambiente cordial donde aprender o equivocarse sea normal.

Sin confianza en el equipo o sin confianza entre tú y la persona que está recibiendo el feedback, el proceso será cuesta arriba. Al preparar el terreno, el feedback será más fácil y efectivo, será una práctica continua y no una tarea que hay que hacer una o dos veces al año.

Lo que estás haciendo es facilitar que las personas se sientan más cómodas en recibir el feedback porque tú estarás mostrando que no pasa nada y que se vale escuchar para ajustar los comportamientos. Si te sientes intimidado al dar feedback a tu jefe, si él o ella se muestra receptivo a tus sugerencias te sentirás cada vez más cómodo para brindarles una retroalimentación de su desempeño.

“Por ejemplo si muestras que aceptas el feedback y dejas que otros vean que aceptas sugerencias no solo de tu superior, entonces crearás condiciones para que otros hagan lo mismo”. 

Puedes hacer comentarios como: 

“Recientemente recibí un feedback de mi jefe que me hizo pensar en…o recientemente pedí la opinión a mi colega Mariana sobre… y reflexioné sobre que quizá debemos modificar… ustedes qué opinan?”

También puedes lanzar preguntas al equipo: 

“¿Qué piensan que debemos hacer más… qué piensan que debemos dejar de hacer?…” 

Y si alguien del equipo tiene un buen resultado en un proyecto: 

Puedes pedirle que cuente cuáles han sido las acciones clave que lo llevaron a este resultado y que las comparta al grupo para que todos aprendan. 

Una cultura que favorece el feedback será ideal para fomentar un ambiente de emprendimiento o de innovación en tu equipo, es decir un ambiente en donde aprenden de los errores y los aciertos de todos.

4ª regla de oro: sin feedback no hay progreso

Sin un buen feedback no podemos saber qué es lo que estamos haciendo bien, en qué debemos mejorar y cuáles son las expectativas que se tienen de nosotros.

Daniel Pink, autor del libro “La sorprendente verdad sobre qué nos motiva” asegura que existen tres motivadores que no están relacionados con el dinero que nos permiten lograr y exceder resultados. Estos son:

• Sentir que se tiene autonomía sobre algún elemento de su puesto de trabajo
• Sentir que estamos progresando, creciendo y dominando nuestro trabajo
• El propósito, sentir que mi trabajo está conectado con una causa más grande

Y para que un jefe pueda manejar cualquiera de estas 3 cosas debe usar el feedback, es decir para decirle a alguien en qué aspecto de su trabajo será autónomo, o bien cómo su trabajo se conecta con el de otros será necesario una herramienta de comunicación eficiente como el feedback, esto nos demuestra que sin feedback no hay progreso.

5ª regla de oro: tomar en cuenta las características generacionales

Es importante aprender a dar feedback específico a todos los niveles generacionales, de lo contrario puedes afectar negativamente el desempeño de tu equipo.

Las consecuencias de no considerar las diferencias generacionales pueden ser falta de adueñamiento de objetivos, malos hábitos, falta de enfoque y falta de autonomía.

Tomar en cuenta las características generacionales implica tener presente la forma y la frecuencia del feedback, -entre otras cosas- es decir, para la generación millennial se recomienda un feedback más frecuente, para la generación X y los baby boomers la frecuencia será menor.

En cuanto a la forma, esta también varía de acuerdo a las generaciones y como estas reglas no están escritas lo mejor es llegar a acuerdos. Sí, tal como lo lees, en Talent Fit pensamos que la mejor manera de crear rutinas de feedback es acordar entre todos cómo y cuándo hacerlas.

El feedback se ha convertido en una poderosa herramienta para el crecimiento y en una de las actividades de desarrollo más demandadas por las nuevas generaciones, así que temerle a darlo, pedirlo y recibirlo ya es parte del pasado.

¡Ponte en acción!