Hoy más que nunca en estos tiempos difíciles nos encontrarnos con empresas que cuentan con equipos en home office trabajando en distintas ubicaciones geográficas.

Los gigantescos avances en las tecnologías de las telecomunicaciones han permitido que las barreras y distancias sean prácticamente inexistentes, favoreciendo en los equipos en home office la autonomía, los tiempos de entrega, los costos de las compañías en diversos rubros, así como las redundancias de organización.

Sin embargo, los equipos en home office se enfrentan a una serie de desafíos por su misma naturaleza remota e impersonal.

Es frecuente que, ante este escenario, los gerentes y directores se pregunten si lo están haciendo bien, ya que los riesgos de que la gente se desconcentre y pierda el engagement son muy altos. Aquí te decimos cómo hacerlo.

Construir confianza es lo más importante

Si bien el primer paso es asegurarse de brindar a los empleados todo lo necesario para que puedan desempeñarse de forma virtual (equipo de cómputo y telefonía por ejemplo), un buen líder se asegura de construir relaciones de confianza con sus colegas y colaboradores.

Aunque la confianza es una estrategia que se desarrolla a partir de una serie de interacciones interpersonales en donde las personas se van conociendo, no se debe de dejar a un lado cuando trabajamos con equipos en home office.

La confianza debe existir tanto entre los miembros del equipo como con la cabeza del proyecto. La revista Harvard Business Review propone estas acciones para generar confianza en un lugar de trabajo virtual:

• Aprovechar la confianza rápida o inicial. Se refiere al periodo de “luna de miel” entre los equipos virtuales cuando, por lo general, las personas están dispuestas a dar a otros el beneficio de la duda y el sentimiento predominante es que todos están juntos en el mismo barco
• Desarrollar de forma proactiva la confianza interpersonal. Un gerente debe reunir equipos virtuales con individuos que tengan intereses en común y/o alentarlos a que compartan lo que sucede en sus vidas, tanto personal como profesionalmente
• Comunicarse con previsibilidad. Una buena comunicación es más calidad que cantidad. Para los equipos en home office esto significa que la comunicación (correos electrónicos, reuniones, etcétera) sea constante y que todos participen en ella.
• Compartir y rotar el poder. En los equipos virtuales, la estructura de poder centralizada (como lo sería un líder o cabeza de proyecto) es menos visible, además de que cambia con más facilidad entre los miembros del equipo, dependiendo de la etapa del proyecto

Comunicación y transparencia ante todo 

Un artículo del Research Technology Management asegura que “las diferencias culturales y de idioma se magnifican en los equipos virtuales porque es mucho más fácil ocultar errores y problemas y hacer suposiciones erróneas”.

Es por eso por lo que los gerentes deben comunicar a su equipo muy claramente qué esperan de cada uno de sus integrantes, cuáles son sus roles, sus metas de corto y mediano plazo. Ellos deberán asegurarse de que todos entendieron su misión. La manera de medir esto será a través de juntas formales e informales que van desde diarias, semanales y mensuales.

Hay que darle el toque de novedad a cada junta rotando al facilitador o moderador para mantener el interés y en engagement. Si el jefe siempre habla, no estamos estimulando la innovación y el crecimiento de la gente.

El rol del jefe será clave para comunicar con transparencia lo que pasa en la organización (positivo o negativo) y siempre dar el ejemplo de convertir estos últimos en oportunidades para todos.

En la actualidad existen un sinnúmero de medios efectivos para que los equipos virtuales no pierdan la comunicación. Está el clásico correo electrónico, pero también existen aplicaciones de gestión de proyectos y comunicación interna, como Microsoft Teams y Slack, aplicaciones para realizar videoconferencias como Zoom o videollamadas con un calidad de comunicación extraordinaria, sitios web compartidos dentro de una intranet como Dropbox y Mycloud además de todo lo que ofrecen los teléfonos inteligentes: llamadas, mensajes de texto, WhatsApp y un largo etcétera.

El punto es permanecer en contacto y superar las dificultades de coordinación a través de la comunicación diaria.

¡Ponte en acción!